De mogelijkheden van subsidies, fondsen en sponsoring

download handreiking over sponsoring.

Het binnenhalen van extra financiële middelen kent vaak complexe structuren. Ten aanzien van subsidies en het werven van sponsoren biedt het Steunpunt Vrijwilligerswerk handvatten, die hieronder zijn vermeld.

Mogelijkheden om gebruik te maken van bepaalde fondsen worden ondersteund door en toegelicht in het Fondsenboek. Dit Fondsenboek kan worden geraadpleegd in de bibliotheken van Dalfsen en Nieuwleusen. Ook beschikt het Steunpunt Vrijwilligerswerk over een Fondsen cd-rom, met daarop soortgelijke informatie als in het Fondsenboek maar veel handzamer, die kan worden geleend via het Steunpunt Vrijwilligerswerk. Om er zeker van te zijn dat de cd-rom terugkomt, zal een borgbedrag moeten worden betaald. Van de gehouden workshop Fondsen wordt over een hand-out beschikt, waarin tips van een ervaringsdeskundige staan. Deze hand-out kan worden besteld.

Voorts kan hulp worden geboden bij goed en doordacht werven van sponsoren. Over de thema’s fondsen en sponsoring zullen opnieuw workshops worden georganiseerd, die plaats vinden in het gemeentehuis van Dalfsen. De aankondiging van de workshops worden in locale en regionale media bekend gemaakt.

Praktische informatie voor organisaties bij een donatieverzoek aan fondsen

Benodigde informatie over de aanvragende organisatie
• actuele statuten;
• uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• inhoudelijk jaarverslag over het voorgaande jaar;
• financiële jaarstukken (inclusief balans en/of inzicht in de jaarstukken) over de twee afgelopen boekjaren;
• lopende exploitatiebegroting;
• algemene informatie over de aanvragende organisatie;
• bijzonderheden over de aanvragende organisatie, die niet in algemene informatie is opgenomen
(bijvoorbeeld: wat is de betekenis van de organisatie in de gemeente/regio, waarin onderscheidt de organisatie zich van andere organisaties?).

Informatie over het project, waarvoor men een donatie wil aanvragen
• informatie over de doelstelling van het project;
• beschrijving van de inhoud van het project;
• specifieke informatie over de doelgroep(en);
• belang van het project voor de doelgroep (hoe is de behoefte gepeild?);
• tijdsplanning voor de duur van het project;
• eventuele samenwerkingsverbanden met andere organisaties;
• vermeld bij welke andere financiers ook een donatie is aangevraagd;
• verwachte resultaten (kwantitatief en kwalitatief) van het project;
• evaluatieplannen / effectmeting.

Begroting van het project, waarvoor een donatie wordt gevraagd
• begroting (helder overzicht met totale en gespecificeerde kosten, incl. BTW:
directe/projectgerelateerde kosten, indirecte kosten personeel, organisatie, onvoorzien)
• dekkingsplan (incl. eigen bijdrage, bijdrage overheden, sponsoren, fondsen (wat is eventueel gevraagde bijdrage?)
• toelichting op de begroting en het dekkingsplan.

Na het officiële besluit
• na een toezegging: schriftelijk bevestigen dat u (al dan niet) gebruik maakt van het aanbod en daarbij eventueel gevraagde stukken bijvoegen;
• na een toezegging: met de financier afspraken maken over de publicitaire aandacht aan de donatie.

Tussentijdse meldingen aan de financiers
• tussentijdse wijzigingen in projectplannen en begrotingen overleggen met financiers;
• veranderingen in de tijdsduur van het project melden aan de financiers;
• bij een langlopend project jaarlijks een financiële en inhoudelijke verantwoording toezenden aan financiers;
• tussentijds melden welke financiers een bijdrage hebben toegezegd of afgewezen.

Afwikkeling van het project en verantwoording aan de financier
• afloop van het project melden aan de financiers;
• daarbij voegen een inhoudelijk verslag en een volledig financieel verslag, indien gevraagd ook een accountantsverklaring;
• overleg met de financiers of fotomateriaal c.q. beeldmateriaal toegezonden moet worden;
• informeer ten slotte of het project naar tevredenheid is afgewikkeld.

Algemene tips
• als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met het fonds waar u een projectvoorstel heeft ingediend;
• bij de meeste grotere fondsen is men bereid om u van advies te dienen over inhoudelijke en financiële onduidelijkheden rond uw projectvoorstel;
• beantwoord binnen korte tijd schriftelijke vragen van fondsmedewerkers naar aanleiding van uw projectvoorstel;
• wees zo volledig mogelijk in het beantwoorden van vragen en opmerkingen;
• onderhoud goede contacten met uw contactpersoon bij fonds, overheid of sponsor;
• houd er rekening mee dat fondsen meerdere maanden nodig hebben voor een gedegen besluit over het projectvoorstel;
• fondsen zijn doorgaans niet bereid om een project dat inmiddels is gestart alsnog mee te financieren;
• kijk ook hoe andere organisaties fondsen werven; • zie www.vsbfonds.nl > ‘Hulp en Info voor fondsenwervers‘ (beknopte informatie, onze cursus fondsenwerving en vermelding van en linken naar diverse fondsen).

Download hier een document met hierin meer informatie over verzekeringen voor vrijwilligers.

Dossier Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)
Informatie.

---

Vrijwilligerskaart

Er is een initiatief dat de vrijwilligers stimuleert om door te gaan waar ze mee bezig zijn. De mogelijkheid voor organisaties om een gebaar te maken naar de mensen die voor hen zo onmisbaar zijn. De vrijwilligerskaart is een kleine pas met grote voordelen. Vrijwilligersorganisaties kunnen voor een laaf bedrag per jaar de kaart aan hun vrijwilligers geven.

Nadere informatie: www.vrijwilligers.nl